Imagino que en varias ocasiones te has preguntado: ¿Cómo puedo ser más eficiente en mi operación? ¿Cómo puedo hacer más con menos? ¿Mis empleados y yo estamos siendo eficientes? ¿Puedo hacer mi producto en menos tiempo? ¿Puedo brindar mi servicio más rápido sin perder calidad?
Pero a la misma vez, dentro del ruido diario que manejamos los empresarios, nos puede costar mucho detenernos a analizar nuestra operación. Los pequeños y medianos empresarios pensamos que la eficiencia operacional es cosa de las grandes empresas y siempre que alguien nos hace estas preguntas contestamos: “es que mi empresa es pequeña”.
Es todo lo contrario, cuando somos pequeños es cuando tenemos mayor facilidad para analizar nuestras operaciones y poder hacer ajustes inmediatos que muchas veces redundan en ahorros para nuestras empresas.
Sé que te estarás preguntando: ¿por dónde empiezo a analizar la operación de mi negocio y qué exactamente eso conlleva?
No importa cuál sea tu negocio, la operación del mismo siempre va a involucrar personas, herramientas y procesos. La magia de una operación es combinar efectivamente esos tres elementos y hacer el balance adecuado entre ellos.
Toma los siguientes pasos en consideración:
- Documenta tus procesos – Todo negocio, no importa cuán pequeño sea, tiene procesos que muchas veces hacemos automáticamente, pero no dejan de ser procesos. Es necesario que tú como dueño de tu negocio conozcas de primera mano y, más allá de eso, documentes todos los procesos que se llevan en el día a día de tu negocio.
- Cuestiona tus procesos – Te aseguro que una vez comiences a escribir los procesos que se llevan a cabo en tu negocio, vas a inmediatamente cuestionarte el por qué se hace de esa manera. Es normal que te pase esto y es precisamente la magia de detenerte a analizar. Muchos de los procesos que llevas los comenzaste tan pronto abriste tu empresa y poco a poco, las circunstancias cambian, por lo que tus procesos también deben cambiar.
- Identifica oportunidades para mejorar – De esta forma, vas a poder identificar esos procesos que ya no tienen sentido en tu operación, pero al llevar años haciéndolos así no te habías dado cuenta. También te vas a dar cuenta de cuáles son los puntos en donde la producción se atora.
- Analiza tu equipo – Ahora se trata de analizarte a ti y a tus empleados. Muchas veces nuestros procesos están bien, pero no se ejecutan adecuadamente. De otra parte, el recurso humano es sin duda, el pilar más importante de cualquier empresa. Empleados enfocados y productivos logran una operación eficiente.
¿Qué analizar sobre ti y tus empleados?
a. Roles: ¿Tienes claro los roles que tanto tú como tu equipo llevan a cabo? ¿Están alineados a lo que necesita tu negocio ahora mismo? Es importante que evalúes los roles y su ejecución. Muchas veces pecamos de contratar sin antes definir las
tareas de cada cual y esto nos lleva a tener empleados sin roles definidos.
b. Productividad: Todo el mundo habla de productividad, pero la realidad es que ese término es relativo. Lo que para un empresario puede parecer un empleado productivo para otro no lo es necesariamente. Un empleado puede trabajar mucho, pero no ser productivo necesariamente. Tómate el tiempo de evaluar cómo es la ejecución diaria de tus empleados y hasta de ti mismo. Seguramente identificarás dónde están esas oportunidades para mejorar.
c. Ten herramientas – Muchas veces tenemos excelentes recursos humanos y procesos muy bien pensados, pero nuestra operación está detenida porque no están las herramientas o el equipo necesario para que se puedan ejecutar. Analiza las herramientas que tienes disponible en tu negocio. Puede ser desde la máquina que utilizas para cobrar hasta el programa que usas para llevar a cabo la contabilidad. Identifica todo equipo, herramienta o material que interactúa con tu operación diaria. Te garantizo que vas a identificar equipos que estás pagando y no estás utilizando, o por el contrario, oportunidades de incorporar un nuevo equipo.
