Seguramente al hacer el ejercicio de conocer los aspectos claves de tus finanzas también te habrás topado con un sin número de sorpresas, pues seguramente no estabas contemplando gastos e incluso estabas perdiendo dinero. El primer paso era que estuvieras consciente, pero el paso más importante es hacer algo de forma proactiva, ahora que sabes que tus finanzas tienen oportunidad de mejorar.
De entrada, es importante que puedas reconocer que tener tus finanzas al día es una tarea recurrente. No es algo que puedas hacer a principios de año y desatenderte, porque todos los factores que controlan tus finanzas son variables. Por ejemplo, las ventas pueden caer o subir en cualquier momento, el costo de luz sube y baja y la materia prima de tus productos puede subir o bajar. Por consiguiente, debes estar revisando tus números todo el tiempo.
Quiero compartirte algunos controles que nos facilitan este proceso:
PROYECTA TUS INGRESOS
Siempre es saludable que antes de cada año hagas un ejercicio para proyectar tus ventas para el próximo. Esto, además de aterrizarnos, en mi caso me sirve de motivación para empezar enfocada el siguiente año en sobrepasar esas proyecciones.
ESTABLECE PRESUPUESTO
Ahora que sabes cuánto proyectas ingresar, es importante que hagas un presupuesto de lo que proyectas gastar para conseguir esos ingresos. De esta manera, tienes un punto de referencia para saber si estás gastando más o menos de lo que pensabas y de ahí puedes tomar decisiones. El presupuesto no es una camisa de vara, pues existen muchos factores cambiantes, pero es un buen ejercicio que nos permite entrar en perspectiva. Si logras ahorro en alguna partida puedes utilizar, por ejemplo, ese presupuesto en mercadeo o sencillamente no usarlo y dejarlo como ganancia de tu negocio.
MONITOREO MENSUAL DE GASTOS E INGRESOS
Ahora que ya tienes tu proyección de ventas y tu presupuesto de gastos, es importante que saques un espacio mensual que te permita monitorear estas partidas y ver si vas cumpliendo con tus proyecciones de ventas, o si hay ajustes en gastos, debes hacerlos para mantenerte en positivo.
MONITOREO DE CUENTAS POR COBRAR
Otro control importantísimo que debemos tener es lo que llamamos control de “aging” que no es otra cosa que saber quién nos debe, cuánto nos debe y desde cuándo. Conozco muchos empresarios que descuidan este tema para luego enterarse que tienen cientos de miles de dólares sin cobrar y que difícilmente los recuperarán. Para evitar esta situación, es importante que establezcas procesos de cobros efectivos, pero también, que tengas un límite de crédito a brindar y actúes sobre ello. Por ejemplo, si hay un cliente que tiene facturas vencidas no le sigas vendiendo tus productos o servicios hasta que te realice el pago anterior. Esto es algo que muchas veces nos cuesta trabajo porque a ningún cliente le gusta que tomemos estas medidas; sin embargo, son medidas necesarias para mantener nuestros negocios saludables, financieramente hablando.
MONITOREO DE INVENTARIO
El inventario es otra pieza clave que debemos monitorear muy frecuentemente. Son muchas las razones para estar al pendiente de nuestro inventario: primero, nos permite ver con qué contamos, cuáles productos no están rotando bien y cuáles debemos comprar con más frecuencia. También, nos ayuda a evitar pérdidas asociadas a los productos perecederos, pues sabemos cuándo rotar nuestros productos con fecha de expiración reciente, en comparación con los que aún tienen meses para expirar. Por último, mantener un monitoreo frecuente de nuestros productos nos permite evitar el robo de mercancía que, aunque penoso, es una realidad para muchos empresarios. Si nuestros empleados saben que tenemos control de nuestro inventario, también conocen que notaremos cualquier baja en el mismo.
ANÁLISIS DE “CASH FLOW”
Un buen ejercicio que también nos permite mantener buen control financiero es tener noción de nuestro flujo de caja, o lo que muchos conocemos como “cash- flow”. Es, básicamente, monitorear la entrada y salida de efectivo del negocio para ver cómo se va comportando mes a mes. Las empresas pequeñas solemos operar y tomar decisiones con lo que tenemos en efectivo, pero es importante saber que la entrada de ingresos no siempre significa entrada de efectivo, pues los ingresos incluyen cuentas que no han sido cobradas. Por esta razón es importante velar porque siempre haya dinero en la caja, de forma que sepamos que contamos con el dinero para cubrir los gastos mensuales.
Empresario, créeme que sé cuán drenante puede ser atender todos estos temas a la misma vez, encima de todas las otras áreas que atendemos al ser dueños de nuestros negocios, pero te aseguro que no hay nada más importante que tener el control de nuestras finanzas. Más allá de conocer dónde estamos fallando, lo importante es tomar acciones correctivas prontamente. No te sientas mal porque te diste cuenta que estabas perdiendo dinero. Mejor enfócate en cómo traer de nuevo tu negocio a generar ganancias y aprende de tus errores. Nunca se pierde, se gana o se aprende.
